ЗАТВЕРДЖЕНО
зборами суддів Попільнянського
районного суду Житомирської  області
(рішення від 20.03.2025 року № 2)

 

 

 

ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Попільнянського  районного суду Житомирської області

 

      І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу

Попільнянського районного суду Житомирської області (далі - Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року          № 39 (далі - Положення).      

1.2. Засади визначають особливості розподілу судових справ між суддями Попільнянського районного суду Житомирської області (далі - Суд) з питань, прямо віднесених до компетенції зборів суддів Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням.

      Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.3. Використані у Засадах терміни вживаються у значені, наведеному у пункті 1.2 Положення.

1.4. Засади та зміни до Засад затверджуються рішеннями зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення відповідних зборів суддів.

Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі Судової влади України (на офіційному сайті Суду) не пізніше робочого дня, що настає після проведення відповідних зборів суддів.

 

ІІ. Особливості функціонування
автоматизованої системи Суду

 

2.1. Функціональні обов’язки і права користувачів автоматизованої системи Суду

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Суді визначаються на підставі відповідних наказів керівника апарату Суду (або особи, яка виконує обов’язки керівника апарату Суду).

Налаштування автоматизованого робочого місця кожного користувача автоматизованої системи відповідно до його функціональних обов’язків і прав доступу, визначених наказом керівника апарату Суду, здійснює технічний адміністратор – особа, яка працює безпосередньо в Суді та наділена відповідним наказом керівника апарату Суду правами адміністратора автоматизованої системи для забезпечення її технічного функціонування.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи Суду зобов’язані виконувати вимоги Положення і Засад, а також забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі.

2.1.3. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Суді несе керівник апарату Суду (під час його відсутності – особа, яка виконує обов’язки керівника апарату Суду).

Персональну відповідальність за забезпечення належного технічного функціонування автоматизованої системи Суду несе технічний адміністратор.

2.1.4. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи Суду тягне за собою відповідальність, установлену законом.

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції Суду

2.2.1. Вхідна кореспонденція Суду, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату Суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація в Суді клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі Суду створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Інструкцією з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файлу.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою Суду автоматично.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 288/349/25.

2.2.5. Автоматизованою системою Суду автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства Суду.

Номер провадження містить, зокрема, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства Суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою Суду таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.3. Розподіл судових справ між суддями Суду

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в Суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи Суду, уповноваженою особою апарату Суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою Суду шляхом:

– автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

– пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

– розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

– визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

– повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.3. Збори суддів суду можуть визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у Суді у випадках, прямо передбачених Положенням.

2.3.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за сім календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

 - за 3 робочих дні  у разі відбуття судді у щорічну додаткову відпустку та окремо у не відбуту частину щорічної основної відпустки, які складатимуть кожна 14 та більше календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

2.3.5. Якщо інше не встановлено зборами суддів суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

     Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями Суду

2.3.6. Автоматизований розподіл судових справ у Суді здійснюється в автоматизованій системі за правилами, визначеними у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, а саме:

– із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

– для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

– із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою Суду коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.7. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.8. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до згаданого коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи, що розраховується за формулою, визначеною у підпункті 2.3.6 пункту 2.3 Положення.

2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, та пункту 2.3 Засад не допускається.

 

Повноваження  зборів суддів з врегулювання питань, пов’язаних із здійсненням автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.10. Збори суддів Суду визначають спеціалізацію суддів, а саме:

- обирають слідчого суддю;

- обрання судді, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх;

   Спеціалізація суддів встановлюється на строк, визначений законом та/або зборами суддів, про що зазначається у відповідному рішенні зборів суддів.

2.3.11. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою Суду.

Враховуючи незначну чисельність суддів у Суді, склади постійно діючих колегій суддів не визначаються.

2.3.12. Рішеннями зборів суддів  може бути визначено особливості здійснення в Суді автоматизованого розподілу судових справ у таких випадках:

– у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

– у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;

– у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення;

– які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

– які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);

– у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав;

– стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;

– у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації;

– у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

2.3.13. Рішенням зборів суддів Суду може бути також визначено:

– коефіцієнт складності категорій судових справ;

– особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя;

– коефіцієнт адміністративних посад;

– коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи;

– інші особливості та коефіцієнти, що не суперечить Положенню.

2.3.14. Рішенням зборів суддів може бути зменшено навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в Суді або виконують інші обов’язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя (зокрема, суддів, які здійснюють вивчення чи узагальнення судової практики, які є членами Ради суддів України або які здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.3.15. Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.16. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.3.17. У разі прийняття зборами суддів передбачених підпунктами 2.3.10 – 2.3.16 пункту 2.3. Засад рішень, зміни до налаштувань автоматизованої системи Суду вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.18. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя з підстав та у порядку, визначеному кримінальним процесуальним законом, за правилами, визначеними підпунктами 2.3.31 – 2.3.35 пункту 2.3 Положення.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.19. Автоматизований розподіл судових справ, з розгляду яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

2.3.20. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.21. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою Суду визначається головуючий суддя, після його визначення автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів Суду.

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою Суду.

2.3.22. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії суддів заміна такого судді здійснюється з підстав та в порядку, визначеному підпунктом 2.3.22 пункту 2.3 Положення.

2.3.23. У разі одночасного перебування всіх суддів Суду у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення та цих Засад.

2.3.24. Питання, пов’язані з автоматизованим розподілом судових справ у випадках їх об’єднання та роз’єднання (виділення), вирішуються за правилами, визначеними відповідно підпунктами 2.3.26 та 2.3.27 пункту 2.3 Положення.

2.3.25. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Суду (додаток 1 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою Суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою Суду автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями Суду. Звіт містить такі відомості:

– дата та час початку автоматизованого розподілу;

– єдиний унікальний номер судової справи;

– номер провадження;

– категорія судової справи (за наявності);

– коефіцієнт складності судової справи (за наявності);

– інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);

– інформація про визначення повноважень суддів;

– інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;

– інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом;

– версія автоматизованої системи;

– час закінчення автоматизованого розподілу;

– тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою Суду.

2.3.26. У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії суддів із зазначенням прізвища головуючого судді.

2.3.27. Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями Суду з інформацією про підстави виключення того чи іншого судді з автоматизованого розподілу справ роздруковується і додається до справи.

2.3.28. Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

2.3.29. Повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду здійснюється у порядку, визначеному підпунктом 2.3.30 пункту 2.3 Положення.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

2.3.30. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо судових справ, перелічених у підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення.

Окрім справ, зазначених у підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, раніше визначеному судді передаються також такі судові справи:

- за скаргами на дії державного виконавця передаються до раніше визначеного судді якій слухав основну справу;

- за заявами, клопотаннями про видачу дубліката виконавчого листа передається судді якій приймав рішення у справі,  у разі відсутності такого судді справа передається на автоматизований розподіл за загальними правилами;

- за заявами про скасування судового наказу, така заява передається тому судді, який виносив судовий наказ;

- що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа а саме:

1) відмови у видачі судового наказу;

2) повернення заяви позивачеві (заявникові);

3) відмови у відкритті провадження у справі;

4) передачі справи на розгляд іншого суду;

5) зупинення провадження у справі;

6) залишення позову (заяви) без розгляду;

7) окрема ухвала;

8) повернення заяви про перегляд заочного рішення;

9) відмови у відкритті провадження за нововиявленими або виключними обставинами, відмови в задоволенні заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими або виключними обставинами;

10) поновлення пропущеного строку для пред’явлення виконавчого документа до виконання;

11) виправлення помилки у виконавчому документі або визнання його таким, що не підлягає виконанню;

12) відстрочення і розстрочення, зміни чи встановлення способу і порядку виконання рішення;

13) розгляду скарг на дії (бездіяльність) органів державної виконавчої служби, приватного виконавця;

14) заміни сторони у справі (процесуальне правонаступництво) або сторони виконавчого провадження;

15) повороту виконання рішення суду чи відмови у повороті виконання рішення;

16) звернення стягнення на грошові кошти, що належать іншим особам, чи нерухоме майно, право власності на яке не зареєстровано в установленому законом порядку;

17) тимчасового обмеження у праві виїзду за межі України;

18) скасування тимчасового обмеження у праві виїзду за межі України;

19) визначення частки майна боржника у майні, яким він володіє спільно з іншими особами;

20) тимчасового влаштування дитини до дитячого або лікувального закладу;

21) оголошення розшуку відповідача (боржника) або дитини;

22) примусового проникнення до житла;

23) звільнення (призначення) опікуна чи піклувальника;

24) відмови у відкритті провадження у справі про скасування рішення третейського суду, міжнародного комерційного арбітражу;

25) залишення без розгляду заяви про відновлення втраченого судового провадження;

26) відновлення повністю або частково втраченого судового провадження чи відмови в його відновленні;

- за клопотаннями  про продовження строку, зміну запобіжного заходу передавати слідчому судді, який попередньо розглядав клопотання про застосування відповідного запобіжного заходу; клопотаннями про дозвіл на затримання з метою приводу передавати слідчому судді у провадженні якого перебуває клопотання про застосування запобіжного заходу, про зміну запобіжного заходу на інший; у випадку, якщо слідчим суддею постановлено ухвалу про надання дозволу на затримання з метою приводу та в період дії вказаної ухвали до суду подано клопотання про застосування запобіжного заходу, про зміну запобіжного заходу на інший, про надання дозволу на затримання з метою приводу, останні передавати слідчому судді яким постановлено ухвалу про надання дозволу на затримання з метою приводу; передачу клопотань про скасування арешту на майно здійснювати шляхом автоматизованого розподілу між черговими слідчими суддями;

 - за скаргами на незаконне затримання особи, які надходять у день надходження клопотань відносно тієї ж особи про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, передавати раніше визначеному слідчому судді, якому передано для розгляду клопотання про застосування запобіжного заходу;

2.3.31. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктом 2.3.30 пункту 2.3 Засад, такі судові справи і матеріали (крім справ про адміністративні правопорушення) підлягають автоматизованому розподілу між суддями Суду у загальному порядку за правилами, визначеними цими Засадами, за умови, що раніше визначений у справі суддя відсутній і тривалий час не може здійснювати повноваження з передбачених законом підстав (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо).

Справи і матеріали (клопотання, подання, скарги), що надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передаються раніше визначеному слідчому судді, незалежно від його присутності та здійснення ним правосуддя.

2.3.32. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8 до Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату Суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.3.33. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках та в порядку, визначеному підпунктами 2.3.43 – 2.3.48 пункту 2.3 Положення.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи Суду

2.3.34. Знеструмлення електромережі Суду, вихід з ладу обладнання та/або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад один робочий день, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату Суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у цих актах дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.35. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи у час роботи Суду або, якщо таке налагодження відбулось у позаробочий час, – на наступний робочий день після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.34 пункту 2.3 цих Засад.

2.3.36. Якщо обставини, зазначені у підпункті 2.3.34 пункту 2.3 цих Засад, тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, а так само в строк, що не перевищує п’ять днів, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (зокрема, вирішення питання щодо застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, заяв/клопотань про забезпечення позову, про забезпечення доказів тощо) здійснюється головою суду (особою, яка виконує обов’язки голови суду) між суддями Суду (за винятком тих, хто перебуває у відрядженні, відпустці, тимчасовій непрацездатності або з інших підстав не здійснює правосуддя у день надходження справи) з урахуванням їх спеціалізації (за наявності) в порядку хронології надходження таких судових справ із зазначенням дати та часу та в алфавітному порядку черговості суддів за їх прізвищами.

2.3.37. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.34 пункту 2.3 Засад, до автоматизованої системи Суду вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

       Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.3.38. У разі визначення автоматизованою системою Суду неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ автоматизованою системою створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу справи відповідно до вимог підпунктів 2.3.53 – 2.3.54 пункту 2.3 Положення.

2.4. Передача судових справ відповідному складу суду для розгляду

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою Суду, відповідальна особа апарату Суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

2.5. Визначення присяжних

2.5.1. Визначення присяжних проводиться у визначених кримінальним і цивільним процесуальним законом випадках для розгляду:

– кримінального провадження;

– цивільних справ у порядку окремого провадження.

2.5.2. Присяжні визначаються автоматизованою системою Суду шляхом випадкового їх відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору згідно з правилами, встановленими підпунктами 2.5.1 – 2.5.11 пункту 2.5 Положення.

2.6. Внесення до автоматизованої системи Суду відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

2.6.1. Відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків згідно з правилами, визначеними пунктом 2.6 Положення.

2.7. Надання інформації про стан розгляду судових справ

2.7.1. Інформація щодо розгляду судових справ надається відповідно до вимог процесуального законодавства України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про виконавче провадження», інших актів чинного законодавства України за правилами, визначеними пунктом 2.7 Положення.

2.8. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у Суді

2.8.1. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у Суді, здійснюється відповідно до пункту 2.8 Положення.

 

2.9. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

2.9.1. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється згідно з пунктом 2.9 Положення.

2.10. Підготовка статистичних даних

2.10.1. Підготовка статистичних даних та формування електронних статистичних звітів здійснюється автоматизованою системою Суду відповідно до пункту 2.10 Положення.

2.11. Передача судових справ до електронного архіву

2.11.1. До електронного архіву Суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи
та моніторинг її функціонування

3.1.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи Суду здійснюється відповідно до вимог пунктів 3.1 – 3.6 Положення.

3.1.2. Інформація з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ, у тому числі про вжиття заходів реагування у разі виявлення порушень, включається до звітів керівника апарату Суду.

 

1. Прикінцеві та перехідні положення

4.1. Ці Засади набирають чинності з 01.04.2025 року, крім положень підпункту 2.3.10 пункту 2.3 цих Засад, які набирають чинності після закінчення трирічного строку спеціалізації суддів, визначеної відповідними рішеннями зборів суддів.

4.2. 3 дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Попільнянського районного суду Житомирської області, затверджені рішенням зборів суддів Попільнянського районного суду Житомирської області від 31 серпня 2015 року, а також усі інші рішення зборів суддів з питань розподілу справ між суддями Суду, крім рішення зборів суддів щодо встановлення спеціалізації суддів, встановлення коефіцієнтів складності справ, а також  коефіцієнт адміністративної посади голови суду.

4.3. Керівнику апарату Суду у строк не пізніше дня набрання чинності цими Засадами забезпечити прийняття передбачених Положенням та Засадами наказів, приведення наявних наказів/актів у відповідність до Положення і Засад.

4.4. Керівнику апарату Суду у строк не пізніше дня набрання чинності цими Засадами забезпечити їх оприлюднення на офіційному сайті Суду.