Положення про канцелярію суду

                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                             наказом керівника апарату суду

                                                                                             № 6 від 10.02.2012 року

П О Л О Ж Е Н Н Я

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ ПОПІЛЬНЯНСЬКОГО

РАЙОННОГО СУДУ

1.      Загальні положення

1.1. Канцелярія Попільнянського районного суду (далі – суд) є структурним підрозділом Попільнянського районного суду та підпорядковується йому.

1.2. Канцелярія в своїй діяльності керується:

           Зовнішні документи:

   Конституція України, Цивільний процесуальний, Кримінально-процесуальний та інші кодекси України, Закони України"Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та інші закони України, акти Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, акти законодавства та нормативні документи, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, накази, інструкції та рекомендації Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, інші нормативно-правові акти.

           Внутрішні документи:

Положення про канцелярію, Посадові інструкції, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила поведінки державного службовця

1.3. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

                                           2. Основні завдання канцелярії

2.1.Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

2.2.Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

2.3.Здійснення прийому громадян.

2.4.Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду

2.5.Забезпечення зберігання речових доказів.

2.6.Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

                                           3. Функції канцелярії  суду

3.1. Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.

3.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

3.3. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

3.4. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

3.5. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання..

3.6. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

3.7. Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповдальність задостовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

3.8. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

3.9. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

3.10.Підготовка та передача до архіву суду судових справ, провадження у яких закінчено, а також іншої документаціїканцелярії суду.

3.11. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.12. Належне здійснення прийому громадян.

3.13. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

3.14. Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

3.15. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

3.16.Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

3.17.Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

3.18. Внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

3.19.За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

3.20. Проведення узагальнення роботи суду.

3.21. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

3.22. Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за
допомогою техніко-технологічних засобів.

3.23. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Житомирській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїммісцезнаходженням.

3.24. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.

3.25. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики. 

3.26. Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи

3.27. Забезпечення зберігання документів, які  надійшли до архіву суду.

3.28. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду виконаних судових документів.

3.29. Згідно з чинними правилами шифрування справ.

3.30. Здійснення  контролю  за  систематизацією,  розміщенням та обліком  справ,  які  здані  до  архіву,  виконання  цієї роботи.

3.31. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

3.32. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

3.33. Підготовка необхідних довідок на основі  відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

3.34. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

3.35. Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні  архіву.

3.36. Організація своєчасної та належної доставки за призначенням судових справ, іншої судової документації.

3.37. Організація доставки речових доказів до приміщення суду.

3.38. Організаця доставки листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

3.39. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

                                         4. Організація роботи канцелярії

4.1.   Канцелярія складається з одного сектору – з цивільних та адміністративних справ і з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення, який очолює старший секретар суду та архіву  суду, який очолюється архіваріусом суду.

4.2.  Старший секретар та архіваріус суду здійснюють повноваження щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

4.3.   Старший секретар та архіваріус суду несуть персональну відповідальність за виконання цих завдань.

4.4.  Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

4.5.  Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії виходячи із завдань, визначених цим Положенням затверджуються керівником апарату суду.

4.6.  Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

4.7.  У разі відсутності старшого секретаря чи архіваріуса суду або неможливості здійснення ними своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

4.8.  Старший секретар суду, архіваріус та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

                                                5. Права канцелярії

5.1.    Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

5.2.    В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

5.3.Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

    5.4.Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо
покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

5.5.Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію
для виконання своїх завдань та обов'язків.               

                                        6.   Відповідальність працівників канцелярії

6.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старшийсекретар суду.

6.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

6.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

6.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

6.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

6.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

6.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

6.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

6.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

                                              7. Заключні положення

7.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту Положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді, із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.

7.2. Внесена пропозиція розглядається ,  відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.

За результатами розгляду виноситься рішення:

- прийняти зміни чи доповнення,

- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

7.3. Внесення змін і доповнень у  Положення затверджується керівником апарату суду.